BAB
I
PENDAHULUAN
A.
latar Belakang
Prilaku organisasi meupakan bidang yang terus berkembang guna
membantu manajer memahami manusia secara lebih baik sehingga dapat mencapai
peningkatan produktivitas, kepuasan pelanggan, dan posisi kompetisi yang lebih
baik, melalui penerapan manajemen yang lebih baik (Gibson et.,al.2006:6).
Pegawai yang menghabiskan sebagian waktunya di lingkungan perkantoran,
membutuhkan pemahaman yang lebih tentang organisasi perkantoran, karena akan
sangatmembantu dalam menunjang pekerjaan yang diemban. Organisasi terdiri dari
elemen individu, kelompok, dan struktur, maka kajian tentang organisasi terdiri
dari tiga level, yaitu level individu, kelompok, dan struktur (Robbins,
2003a:10).
Gibson et., al. (2006:12) menyatakan bahwa untuk bekerja secara
efektif dalam organisasi, manajer harus mengerti dengan jelas struktur
organisasi. Selain harus mengetahui srtuktur dan proses organisasi, manajer
yang efektif juga harus mengetahui tentang kultur (budaya) organisasi. Kultur
budaya organisasi yang positif akan membantu meningkatkan produktivitas kerja,
sedangkan kultur negatif akan merintangi prilaku, menghambat efektifitas
kelompok, dan desain organisasi yang lebih baik. Jadi ada hubungan antara
prilaku, struktur, dan budaya organisasi di lingkungan perkantoran. Ketiga
aspek tersebut akan berpengaruh terhadap konstruk organisasi perkantoran dan
efektifitas organisasi.
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa pengertian dari Organisasi Perkantoran?
2.
Apa saja prinsip-prinsip Organisasi Perkantoran?
3.
Apa saja struktur Organisasi?
4.
Apa saja fakta yang terkait dalam Organisasi Perkantoran?
5.
Apa saja budaya organisasi perkantoran?
C.
Tujuan Masalah
1.
Untuk mengetahui pengertian dari Organisasi Perkantoran?
2.
Untuk mengetahui prinsip-prinsip Organisasi Perkantoran?
3.
Untuk mengetahui struktur Organisasi?
4.
Untuk mengetahui fakta yang terkait dalam Organisasi Perkantoran?
5.
Untuk mengetahui budaya organisasi perkantoran?
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Organisasi Kantor
Organisasi menurut Robbins (2007:510-512) mengacu pada sistem makna
bersama yang dianut oleh anggota-anggota yang membedakan organisasi itu dari
organisasi lain.
(McAuley, et., al. 2007:12) menyatakan bahwa organisasi merupakan
koordinasi yang bersifat rasional yang dilakukan sejumlah orang demi mencapai
sejumlah tujuan yang jelas, lewat pembagian kerja atau fungsi, dan lewat suatu
heraki otoritas dan pertanggungjawaban.
Daft (2010:11) mendefinisikan organisasi sebagai entitas sosial
yang diatur oleh tujuan, didisain secara sengaja berupa sistem aktivitas yang
terstruktur dan terkoordinasi, dan berhubungan dengan lingkungan eksternalnya.
Robbins and Mather (2009:5) menyatakan bahwa organisasi merupakan
entitas sosial yang dikoordinasi ecara sadar, dengan batasan-batasan yang
relatif dapat dikenali, yang berfungsi secara terus menerus dengan dasarnya
yaitu untuk mencapai suatu tujuan bersama atau seperangkat tujuan.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa organisasi perkantoran
merupakan suatu kolektivitas orang yang
ada dilingkungan kantor, dimana aktivitas yang dilakukannya didisain secara
sadar, terkoordinasi, serta diatur oleh para anggotanya dalam rangka pencapaian
tujuan tertentu.
B.
Prinsip Organisasi Perkantoran
Prinsip organisasi kantor menurut Neuner dan Keeling (1970:45-49)
ada delapan, yaitu:
1.
Tujuan
Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok funsi dalam organisasi
perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang
dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.
2.
Kesatuan Fungsi
Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang
mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu.
Organisasi perkantoran merupakan sistem yang terdiri atas sejumlah fungsi yang
saling berhubngan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.
3.
Hubungan Individual
Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi
yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kandatipun organisasi perkantoran itu
merupakan sebuah system, namun individu-indivulah yang menyelesaikan
pekerjaannya masing-masing.
4.
Kesederhanaan
Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas
keserdanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana
untuk memahaminya, sedngkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.
5.
Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab
Setiap orang dalam organiasi perkantoran mesti diberi wewenang yang
sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehinga ia dapat bertanggung jawab atas
pelaksanaan tugasnya tersebut.
6.
Laporan kepada Pimpinan Tunggal
Agar setiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia
melapor, maka setiap petugas dalam organisasi perkantoran tersebut harus
menerima perintah dari dan tanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.
7.
Kepengawasan dan Kepemimpinan
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakkan sehingga
tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan
mencegah perubahan arah dalam mencapai
tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar
bagi organisasi di waktu yang akan mendatang.
8.
Jangkauan Pengawasan
Agar pengawasan dan kepemimpinan dakam organisasi perkantoran
efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang manajer
kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan
manajer kantor, maka semakin besar kemungkinan menurunya bertambahan kemanpuan
pengawasan.
C.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi menerapkan cara pembagian, pengelompokan, dan
pengorganisasian pekerjaan secara normal (Robbins, 2003:176).
Gibson et.,al. (2006:7) menyatakan
bahwa struktur organisasi merupakan cetak biru yang mengindikasikan bagaimana
orang dan pekerjaan dikelompokkan bersama dalam suatu orgnisasi.
McShane dan Glinow (2006:233) menyatakan bahwa struktur organisasi
merujuk pada pembagian pegawai dan pola koordinasi, komunikasi, aliran kerja,
dan kekuasan formal yang langsung aktivitas organisasi. Semua struktur
organisasi meliputu dua keperluan dasar, yaitu pembagian tugas dan pekerjaan,
serta koordinasinya sehingga pekerja dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan
organisasi.
Elemen struktur organisasi yang menunjang keberasilan organisasi
menurut Robbins dan Judge (2007:478) terdiri dari spesialisasi pekerjaan,
rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dn desentralisasi, formalisasi,
serta depertementalisasi.
D.
Fakta Terkait Organisasi Kantor
Banyak fakta yang ada di lingkungan
perkantora, namun demikian, setidaknya terdapat lima buah fakta yang
umum terdapat dan langsung dalam organisasi perkantoran, yaitu:
1.
Sumber Daya Manusia (SDM)
Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup SDM yang terlibat
dalam intraksi sosial, baik disebabkan oleh struktur formal atau informal.
2.
Struktur
Intraksi dalam sistem sosial itu tersusun dalam sebuah struktur
yang menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan dengan arus pekerjaan
maupun arus informasi.
3.
Hubungan Timbal Balik
Sebagai suatu sistem terbuka, setiap organisasi perkantoran
mempunyai hubungan timbal balik baik dalam organisasi intern ataupun ekstern.
4.
Tujuan Individu
Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki tujuan individu,
sebagian daripadanya merupakan alasan tindakannya mereka masing-masing
mengharapkan organisasi dapat membantu mencapai tujuannya.
5.
Tujuan Bersama
Intraksi sosial yang terjadi dalam manajemen perkantoran, dapat
membantu pencapaian tujuan bersama, walaupun mungkin berbeda, namun berkaitang
dengan tujuan-tujuan individu tersebut.
E.
Budaya Organisasi Perkantoran
Budaya organisasi merupakan sisten nilai yang dikembangkan dan
berlaku dalam suatu organisasi, yang menjadikannya ciri khas sebagai sebuah
organisasi.hal tersebut sesuai dengan pendapat Robbins dan Judge (2007:511)
menyatakan bahwa budaya organisasi merupakan sistem berbagai nilai yang
dilakukan oleh para anggota organisasi sehingga membedakan organisasi tersebut
dalam organisasi lain.
McShane dan Von Glinow (2008:460) menyatakan bahwa budaya
organisasi pola dasar dari nilai dan asumsi organisasi yang mengarahkan pegawai
dalam organisasi untuk berfikir dan bertindak terhadap masalah dan kesempatan.
Dalam hal ini, budaya organisasi kantor adalah budaya yang hidup dan berkembang
dilingkungan kantor, yang menjadi ciri khas keberadaan kantor.
Fungsi budaya organisasi kantor yaitu:
1.
Pengikat Organisasi
Budaya organisasi berfungsi sebagai pengikat seluruh komponen
organisasi terutama pada saat organisasi menghadapi guncangan, baik dari dalam
maupun dari luar akibat terdapat perubahan. Budaya organisasi kantor merupakan
pengikat bagi seluruh komponen yang ada dilingkungan kantor untuk mencapai
tujuan bersama.
2.
Integrator
Budaya organisasi merupakan alat untuk menyatukan keberagaman
sifat, karakter, bakat dan kemampuan yang ada didalam organisasi. Segala bentuk
perbedaan dilingkungan kantor merupakan sumber daya yang perlu didayagunakan,
sehingga tujuan kantor dapat dicapai dengan optimal.
3.
Identitas Organisasi
Budaya organisasi merupakan salah satu identitas organisasi seperti
logo organisasi yang memiliki lambang tersendiri. Dalam hal ini, maka identitas
yang ada di lingkungan kantor mengidentifikasikan kinerja yang ada dalam
organisasi.
4.
Energi
Untuk mencapai kinerja yang tinggi, budaya organisasi berfungsi
sebagai suntikan energi untuk mencapai kinerja yang tinggi. Jika energi
dianggota-anggota menghasilkan output yang luar biasa. Budaya organisasi kantor
yang memiliki energi yang tinggi akan menghasilkan kinerja kantor yang tinggi
pula.
5.
Ciri Kualitas
Budaya organisasi merupakan representasi dari ciri kualitas yang
berlaku dalam organisasi tersebut.kualitas kantor, salah satunya ditentukan
oleh budaya organisasi kantor yang berlaku.
6.
Motivator
Budaya organisasi merupakan pemberi semangat bagi para anggota
organisasi yang kuat akan menjadi motivator yang kuat bagi anggotanya. Dengan
demikian, budaya organisasi kantor merupakan salah satu sumber motivasi bagi
pegawai yang ada dilingkungan kantor.
7.
Pedoman Gaya Kepemimpinan
Seiring adanya perubahan, disengaja ataupun tidak, membaw pandangan
baru tentang kepemimpinan. Pemimpin dikatakan berhasil apabila mampu membawa
anggota organisasi keluar dari krisis akibat perubahan yang terjadi. Gaya
kepemimpinan di lingkungan kantor akan mempengaruhi kinerja kantor secara
keseluruhan.
8.
Meningkatkan Nilai
Salah satu fungsi organisasi adalah untuk meningkatkan nilai dari stakeholder-nya
yaitu anggota organisasi, pelanggan, pemasok,dan pihak-pihak yang berhubungan
denga organisasi. Budaya organisasi yang positif, akan meningkatkan kinerja
organisasi secara berkesinambungan.[1]
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
1.
Organisasi perkantoran merupakan suatu kolektivitas orang yang ada
dilingkungan kantor, dimana aktivitas yang dilakukannya didisai secara sadar,
terkoordinasi, serta diatur oleh para anggotanya dalam rangka mencapai tujuan
tertentu.
2.
Prinsip organisasi kantor menurut Neuner dan Keeling (1970:45-49)
ada delapan, yaitu:
Tujuan, kesatuan fungsi, hubungan individual, kesederhanaan,
wewenang atau tanggung jawab, laporan kepada pimpinan tunggal, kepengawasan dan
kepemimpinan dan yang terakhir jangkauan pengawasan.
3.
Struktur organisasi merupakan cara pembagian, pengelompokan,dan
pengorganisasian pekerjaan secara formal.
4.
Budaya organisasi merupakan sistem nilai yang dikembangkan dan
berlaku dalam suatu organisasi, yang menjadikan ciri khas sebagai sebuah
organisasi. Fungsi budaya organisasi kantor yaitu pengikat organisasi,
integrator, identitas organisasi, energi, ciri kualitas, motivator dan
meningkatkan kinerja sebuah perkantoran tersebut.
DAFTAR
PUSTAKA
Priansa
Juni Doni.2015.Manajemen Perkantoran
Efektif, Efisien dan Profesional. Bandung:Alfabeta.
[1] Donni Juni Priansa, Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien, dan
Propesional, (Bandung:Alfabeta, 2015).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar